Kasbon adalah suatu fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawannya untuk mengambil sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Di akhir bulan, gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang ada.
Prosedur Pengeluaran Kas Bon
Alur Prosedur pengeluaran kas sementara (kas bon) secara sederhana dapat dilihat seperti gambar dibawah ini :
Penjelasan :
1. Bagian terkait mengisi form kas bon (FKB)
2. Bagian F & A memeriksa pengajuan kas bon atas hal-hal berikut:
– Keperluan
– Pemohon memiliki kas bon yang belum dipertanggungjawabkan
3. Jika dana pengajuan diatas 1 juta rupiah, Ka Bag F & A harus meminta persetujuan Ka Cabang, jika tidak , serahkan FKB ke pemohon untuk dilakukan pembayaran oleh kasir
4. Sebelum melakukan pembayaran, Kasir harus memeriksa ulang FKB terhadap Otorisasi, jika sudah lengkap dapat dilakukan pembayaran.
5. Simpan FKB dan catat ke buku Kas Bon (Pengeluaran Kas Sementara)
CONTOH KASUS
: Pada tanggal 3/1/2004 Bagian Rumah tangga PT Coba Sukses mengajukan permohonan kas untuk keperluan “Beli Bensin toyota innova B 7980 VK untuk mengantar dokumen ke kantor pusat & beli kertas A4”,
Setelah disetujui bagian keuangan form Cash Request, pemohon lalu membawa Cash Request tersebut untuk menerima kas dari bendahara. Disebagian perusahaan, untuk menghemat penggunaan form biasanya Form Cash Request ditiadakan dan langsung menggunakan Form Kas Bon seperti contoh dibawah ini
2. Setelah Kasir menerima form kasbon dari pemohon, Periksa semua kolom isian :
- otorisasi atas Form Kas Bon tersebut apakah sudah disetujui oleh bagian keuangan dengan memeriksa kolom”Disetujui oleh” dan ditanda tangani oleh atasn pemohon dengan memeriksa kolom “Mengetahui”.
- Departemen/Bagian apakah sudah sesuai dengan Departemen/Bagian Pemohon
– Jumlah dan Terbilang apakah sudah sesuai
– Kolom tanggal diisi tanggal Permintaan Dana
– Jika semua telah diisi sesuai dengan ketentuan, maka kasir dapat mengeluarkan Kas dan penerima menandatangani pada kolom “Penerima”
- Setelah Kas diberikan dan form Kas Bon ditandatangani, minta kembali Form Kas Bon lalu catat (ke Buku Kas Bon atau ke komputer) seperti Contoh dibawah ini
- Masukkan kolom tanggal dengan tanggal pada saat kas dikeluarkan/diberikan
- Masukkan No Bukti Kas Bon jika nomor Form telah tercetak
- Kolom Description diberi keterangan “Beli Bensin toyota innova B 7980 VK untuk mengantar dokumen ke kantor pusat & beli kertas A4”,
- Dikolom penambahan diisi jumlah uang yang akan dikeluarkan sesuai persetujuan dari bagian keuangan (lihat gambar alur permintaan dana).
- Kolom “Diterima oleh” diisi nama penerima kasbon
- Kolom Dept/Bagian diisi nama Departemen/Bagian yang bertanggungjawab/yang menggunakan kasbon tersebut
- “Balance” merupakan saldo dari Kasbon, atas transaksi ini menyebabkan saldo Kasbon bertambah menjadi 60.000
- Lalu pada tanggal 4 Jan -2004 dipertanggungjawabkan atas penggunaan kas bon tersebut diatas dengan total pengeluaran Rp.55.000 yaitu Rp. 45.000 untuk beli bensin dan 10.000 untuk beli ATK dan pengembalian sisanya ke kas kecil sebesar Rp.5.000. Untuk alur transaksi tersebut maka Kasir membuatkan “Voucher Pengeluaran Kas seperti dibawah ini :
- Kolom Date diisi tanggal pengembalian
- No. Form diisi dengan Nomor Voucher Pengeluaran jika nomor Form tidak dicetak
- Kolom refrensi diisi no.bukti kasbon yang dipertanggungjawabkan
- Memo diisi dengan keterangan tambahan, misalnya beli bensin dan Beli ATKmasing-masing Rp. 45.000 dan Rp. 15.000 dan sisa dana 5.000
- Kolom Jumlah diisi dengan Total Pengeluaran yaitu Rp. 55.000,-
- Kolom terbilang diisi dengan terbilang dari “Total Pengeluaran” yaitu Lima Puluh Lima Ribu Rupiah”
- Kode Akun dan Nama Akun diisi dengan “Pos-pos Biaya” sesuai dengan jenis pengeluaran yaitu untuk beli bensin diberi kode dan nama akun “Biaya Transportasi” untuk pengeluaran bensin dan “Office Supplies” untuk Biaya ATK (atau disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing)
- No. Bukti diisi dengan nomor Bukti Pengeluaran jika ada (misal atas pembelian bensin, diterima struk) maka diisi dengan nomor struk yang tertera.
- Memo diisi dengan keterangan Pengeluaran yaitu “Beli Bensin” dan “Beli ATK”
- Jumlah diisi dengan besaran masing-masiing pengeluaran
- Departemen/Bagian diisi dengan Departemen atau bagian yang menggunakan dana tersebut
- Penerima diisi dengan tanda tangan dan nama jelas Penerima Kas Bon.
- Kolom “Entry oleh”, “diperiksa Oleh” dan “Disetujui oleh” dikosongkan untuk diisi pada proses pencatatan (Jurnal)
- Setelah selesai maka “Bukti/Voucher Kas Bon” dicoret didepan penerima kas bon untuk menandakan bahwa Voucher Kas Bon tersebut telah dipertanggungjawabkan.
- Voucher Pengeluaran Kas tersebut kemudian dicatat kedalam Buku Kas seperti gambar dibawah ini:
- Date/Tanggal diisi dengan tanggal pertanggung jawaban yang terdapat pada voucher pengeluaran
- Ref diisi kode Referensi yaitu Kode Kas Bon dengan Nomor BKB-1
- Kas Bon Transaksi diisi dengan Keterangan yang terdapat pada voucher kasbon yaitu “Beli Bensin toyota innova B 7980 VK untuk mengantar dokumen ke kantor pusat & beli kertas A4”,
- Kolom Memo diisi dengan keterangan yaitu Beli Bensin sebesar Rp 45.000 dan Beli ATK sebesar Rp 10.000 dan Sisa Kas sebesar Rp. 5.000
- Kolom Account diisi dengan Akun transaksi yaitu Petty Cash untuk sisa kas bon, “Transportasi dan Accomodation” untuk Beli Bensin dan Office Supplies untuk pembelian ATK. (dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan
- Atas Pertanggungjawaban Kas Bon tersebut dengan nomor Voucher Kas Bon BKB-1, maka saldo kas bon dengan nomor bukti tersebut menjadi 0 seperti gambar dibawah ini :
- Jika kita ingin melihat Laporan Rincian Penggunaan atas nomor bukti kas bon BKB-1 dapat dibuat dengan Excel dengan nama “Buku Pembantu Kas Bon” hasil seperti dibawah ini :
Pilih nomor Bukti Kas Bon yang ingin dilihat rincian transaksinya pada kolom dikanan atas maka akan menampilkan :
- “Tanggal yaitu tanggal Voucher Kas Bon, “Kas Bon Transaksi” yaitu Keterangan yang terdapat pada Voucher Kas Bon yang telah diinput kedalam Buku Kas Bon , Jumlah Kas Bon yaitu Jumlah kas bon yang diterima
- Pada baris selanjutnya merupakan rincian penggunaan dana kasbon tersebut yaitu tanggal pertanggungjawaban, keterangan dan jumlah masing-masing penggunaanya dan pengembalian sisa kas bon
Dibawah ini beberapa contoh laporan yang dihasilkan
a. Laporan Kas Kecil Harian
b. Laporan Pemegang Dana Kas Bon
Artikel keren lainnya:
